Time management pro makléře: Je rok 2022 a vy stále pracujete 70 hodin týdně?
Datum: 22.8.2022, autor: Markéta Mazancová
V New Yorku na timenagement makléřů dělali výzkum. Při pozorování práce mnoha realitních makléřů odborníci zjistili, že pokud se někdo přetěžuje a pracuje třeba i 80 hodin týdně, ve výsledku příliš smluv neuzavře.
Existuje totiž jednoduchý důvod:
“Čím více jste ve stresu, tím je těžší uzavřít smlouvu.”
Jak dlouhý je tedy ideální pracovní týden?
Existují výzkumy, které říkají, že ideální je 40 hodinový týden. Pro upřesnění se tento koncept netýká pouze makléřů a lidí žijících na volné noze, ale obecně všech lidí.
Podle zmíněných výzkumů po odpracovaných 40 hodinách týdně dramaticky klesá produktivita. Hezký graf o produktivitě je třeba ten od Daniela Cooka.
Jenže, co když máte prostě hodně práce na to, abyste vše stihli za 40 hodin?
Pak je třeba se držet hesla: “Pracujte chytřeji, ne tvrději.”
Jste připraveni to zkusit? Chcete se stát efektivním prodejním strojem, který má stále čas vzít psa na procházku a děti na chatu? Jdeme na to. Přečtěte si následujících sedm tipů:
#1: Držte se své ranní rutiny
Víte, co mají společného neproduktivní makléři? Většina z nich je posedlá kontrolou e-mailů a sociálních sítí (a to hned od rána ještě z postele) a následným spěchem do kanceláře. Tam se všem pochlubí, že poslední prohlídky měli předešlý den ještě v devět večer a že stihli jen čtyři hodiny spánku (protože přece museli dokoukat ještě ten seriál).
Špičkoví makléři (a obecně i jiné obory na volné noze) ví, že začátek dne rozhoduje o tom, jaký daný den bude.
Zde je pár rad pro ranní rutinu:
1. Vstávejte každý den ve stejnou dobu.
Studie z Harvard College ukázala, že studenti medicíny, kteří měli nepravidelný spánkový režim, měli mnohem horší studijní výsledky než studenti, kteří spali pravidelně. Mnoho z vás se sice možná stalo makléřem - mimo jiné i - proto, aby mohli spát, jak se jim líbí. Pravidelné vstávání je však klíčem k produktivnější práci.
2. Nedotýkejte se telefonu
Studie ukazují, že nejvyšší hladina stresu je hned ráno. Pokud tedy hned ráno vezmete do ruky telefon, naložíte si ještě o trochu stresu víc.
3. Zacvičte si
Cvičení je něco jako instantní návod na dobrou náladu a motivaci. Není proto divu, že nedávné studie z British Journal of Sports Medicine potvrdila, že ranní cvičení zvyšuje pozornost či schopnost rozhodovat se. Pokud se tedy vy budete hýbat ráno, během dne se budu hýbat vaše obchody.
4. Pijte kávu jako neurovědec
Kofein je droga. Stejně jako u léků a jiných chemických látek je důležité jejich správné podání. To je důvod, proč neurovědci tvrdí, že pití kávy hned po ránu, kdy je stresový hormon kortizol nejvyšší, může zhoršit výkon během dne. Místo toho raději pijte kávu až mezi 9:30-11:30. Tím maximalizujete svou bdělost.
#2: Pracujte v blocích a stanovte si cíle hned ráno
Mnoho realitních makléřů se vymlouvá na to, že si nemohou organizovat čas, protože každý den je jiný. Není to však pravda, protože když se na svou práci podíváte v dlouhodobějším kontextu, jsou vaše cíle pro jednotlivé týdny, měsíce a roky v souladu. Nemá proto smysl vytvářet nový plán na každý den. Může se totiž stát, že namísto dosažení dlouhodobých cílů budete svou pozornost směřovat na to, co budete dělat ten konkrétní den. Pokud nemáte dlouhový plán (je možné ho přirovnat k mapě), snadno odbočíte tam, kam vůbec nechcete jít.
Realitní kouč, jeden ze špičkových amerických makléřů, autor a řečník Sean Moudry ukazuje, jak vypadá jeho typický týden:
Pondělí: Schůzky, smlouvy, papírování
Úterý: Akvizice nových klientů a schůzky s nimi
Středa: Schůzky nebo volno
Čtvrtek: Akvizice nových klientů a schůzky s nimi
Pátek: Akvizice nových klientů a schůzky s nimi
V momentě, kdy se Sean rozhoduje, co bude daný den dělat, pokládá si otázku:
“Kdybych mohl dnes dosáhnout pouze dvou věcí, na které bych byl hrdý, které by to byly?”
#3: Stanovte si priority svých každodenních úkolů podle Eisenhowerovy matice
Jakmile máte svůj týdenní harmonogram rozdělený do bloků, můžete začít rozdělovat jednotlivé úkoly. Koneckonců, i když bychom se rádi drželi předem daného programu, každý makléř musí hasit požáry.
Klíč k úspěchu spočívá v tom, že se makléři musí umět rozhodnout, co je nejdůležitější. Na ty nejnamáhavější úkoly potřebujete nejvíc energie. A tu máte na začátku dne. Splněním takového úkolu si navíc dobijete ego.
Realitní makléř Joshua Jarvis s patnáctiletou praxí se při plánování úkolů řídí tím, čemu se říká Eisenhowerova matice. Ta se zakládá na následujících pravidlech:
Důležitá a urgentní - udělat první. Do této kategorie patří všechno, co vám přináší peníze. Patří sem reakce na volání a na e-maily s prosbou o prohlídku či nábor/náběr nemovitosti a jakýkoliv další kontakt s klienty, kteří vám mohou přinést přímý zisk,
Důležité a méně urgentní - zařadit do rozvrhu. Sem patří vše, co sice není naléhavé, ale je to důležité proto, abyste byli úspěšnými makléři. Můžeme sem zařadit třeba marketing jednotlivých nemovitostí nebo homestaging nové nemovitosti v nabídce,
Méně důležité a urgentní - delegovat. Je možné, abyste na někoho delegovali správu svých sociálních sítí nebo starost o venkovní reklamu? Udělejte to,
Méně důležité a méně urgentní - vůbec nedělat. Zvažte, co z toho, co aktuálně děláte, vám vůbec nepomáhá. Strávili jste hodiny správou Pinterestu a nic vám to nepřineslo? Asi je čas na změnu strategie.
Je vidět, že Eisenhowerova matice je poměrně jednoduchá. Udělejte si seznam všech úkolů, které máte daný den udělat a roztřiďte si je do těchto kategorií.
#4: Co lze, automatizujte
Proč dělat něco, co za vás udělá robot? Před nějakou dobou jsem o chatbotech psala zde. Stále si stahujete “ručně” fotografie z telefonu? Raději si je nechte automaticky zálohovat. Zefektivnit lze i celou řadu dalších věcí. Existují dokonce odborníci, kteří si k vám sednou na hodinku či na dvě a dívají se, jak pracujete a následně vám poradí, jak vše zefektivnit a jaké nástroje k tomu použít.
Ano, naučit se být efektivní zabere čas, ale nějak nápadně mi to připomíná “anekdotu” s pravěkými muži, jak ručně tahají dříví a přijde k nim vynálezce a nabídne jim kolo. Oni na to jen odpoví, že na takové věci nemají čas, protože musí pracovat. Zkrátka, nevynalézejte kolo, když už bylo vynalezeno. Raději se vzdělávejte a hledejte cesty, jak efektivity dosáhnout.
#5: Využijte čas co nejefektivněji - technika pomodoro
Multitasking je k ničemu. Víte totiž, na kolik myšlenek dokážete myslet v jeden okamžik? Překvapivě - přesně na jednu. K tomu vám pomůže zmíněná technika. Spočívá v 6 krocích:
- Nejprve se rozhodnete, jaký úkol chcete plnit, následně si nastavíte časovač (klidně takový ten klasický kuchyňský budík, tradičně se doporučuje volit 25 minutové bloky).
- Intenzivně pracujte na úkolu, dokud budík nezazvoní.
- Pokud vás během této doby vyruší myšlenka, napište si ji na papír a hned se vraťte zpět k práci.
- V momentě, kdy budík zazvoní, udělejte si na papír čárku a dejte si pauzu 3-5 minut.
- V momentě, kdy máte takové čárky 4, udělejte si delší pauzu na 15-30 minut.
- Po této pauze začněte opět krokem číslo jedna.
#6: Pracujte v týmu
Každý člověk je unikátní bytost, která má silné a slabé stránky. Předností práce v týmu pak je, že lze kompenzovat slabé stránky jednoho člena týmu silnými stránkami jiného. Zároveň je také možné využít a posilovat silné stránky každého člena a využít je k co největší efektivitě. Pokud vás práce se silnými stránkami zajímá, doporučuji jako zdroj třeba mého oblíbence Honzu Mühlfeita. Více o budování týmu se dozvíte již brzy v dalším něšem článku.
Závěrem
Pokud se naučíte efektivně využívat čas určený na práci, obchody se vám jen pohrnou. Váš systém poslouží zároveň i prevence proti syndromu vyhoření a jako návod na získání dostatku času pro váš osobní život.
